Nicht nur der Preis je Fahrzeug sollte bei der Wahl des Kfz-Versicherers entscheiden. Auch den damit verbundenen Verwaltungsaufwand sollten Unternehmen im Blick haben.

Trotz elektronischen Fortschritts dank E-Mail oder Smartphone spielt in vielen Unternehmen Papier weiterhin noch eine große Rolle. Besonders die Fuhrparkverantwortlichen müssen mit ganzen Ordnern voll von Formularen, Verträgen und Dokumentationen umgehen. Zu jedem einzelnen Fahrzeug muss neben der Anschaffungsrechnung oder dem Leasingvertrag, den Kfz- Steuerabrechnungen sowie den Inspektionsrechnungen auch meist ein mehrseitiger Versicherungsvertrag und die jährlichen Prämienrechnungen verwaltet und für mehrere Jahre aufgehoben werden.

Verwaltung reduzieren

Dass dies gerade in der Verwaltung der Versicherungsverträge auch einfacher geht, zeigt seit vielen Jahren der Rahmenvertrag für Kfz- Flotten. Dieser kann ab einer Anzahl von zehn Kraftfahrzeugen vereinbart werden. Dabei wird auf eine Erstellung von einzelnen Versicherungsscheinen sowie unterjährigen Abrechnungen von Zu- oder Abgängen verzichtet.

Eine Abrechnung statt viele

Allein der Fahrzeugbestand ist zum Beginn jedes Jahres ausschlaggebend für die jährliche Prämienberechnung. Zusammen mit der Fahrzeugaufstellung erfolgt die Berechnung anhand eines Belegs. Dies ist zum einen sehr übersichtlich, zum anderen spart es enorme Kosten in der Verwaltung und der Buchhaltung, da nur eine einzelne Rechnung geprüft wird, bevor es im Anschluss zur Anweisung und Buchung kommt. Diesen Aspekt sollten Unternehmen bei der Wahl des Kfz-Versicherers für ihre Fahrzeugflotte beachten. Außerdem bietet der Risikoträger des VSMA-Rahmenvertrags einen sehr umfassenden Versicherungsschutz zu günstigen Konditionen an: Er verzichtet vollkommen auf die sogenannten weichen Tarifmerkmale, die die „Geiz-ist-geil“- Mentalität vieler Anbieter auf dem Kfz- Versicherungsmarkt prägen, um neue Kunden zu gewinnen.

Privatwagen mit absichern

Eine sinnvolle Ergänzung zum Kfz-Rahmenvertrag ist der Abschluss einer Dienstreisekaskoversicherung. Die Versicherung ist erforderlich, wenn Mitarbeiter Dienstreisen – oder auch nur Botenfahrten – mit ihren privaten Fahrzeugen unternehmen. Ein Mitarbeiter hätte im Schadenfall Anspruch auf Ersatz des Kaskoschadens gegenüber seinem Arbeitgeber und muss nicht seine private Kaskoversicherung in Anspruch nehmen.

Die Reparaturkosten würden analog der normalen Vollkaskoversicherung dann über die ienstreisekaskoversicherung abgerechnet werden. Der private Schadenfreiheitsrabatt zur Vollkaskoversicherung des Mitarbeiters wird aufgrund dieses Schadenfalls nicht zurückgestuft. Auch hier ist es möglich, diese Versicherung verwaltungsarm zu gestalten und eine Festprämie zu vereinbaren, mit der sämtliche Dienstreisen europaweit abgesichert werden können.

Mitgliedsunternehmen, die Interesse an Informationen oder an einem Angebot für ihre Kfz-Flotte haben, können sich an die VSMA wenden.